Hoe start je een synchronisatie tussen je Appoint agenda en O365 agenda?
Om van start te gaan met je synchronisatie kan je best eerst contact opnemen met een Appoint helpdeskmedewerker. In je account dienen wij je toegang te geven tot de optie synchronisatie.
- Zorg dat je ingelogd bent in outlook onder het account waar je mee wilt koppelen
- Tip: via portal.office.com kan je inloggen onder een outlook account indien dit niet hetzelfde account is waar je standaard mee werkt. In jullie geval dienen de agenda’s denk ik gekoppeld te worden met een algemeen e-mailadres. Dus zorg dat je inlogt via portal.office.com met het algemeen e-mailadres. Hij koppelt dan automatisch met dit adres bij de instellingen.
- Herhalende afspraken: Deze afspraken gaan niet over naar Appoint. Deze dien je dus manueel te boeken in Appoint en dan zullen deze ook overgaan naar je outlook. Meer info hoe je een herhalende afspraak boekt > Hoe maak je een herhalende afspraak aan?
- Status beschikbaar / bezet: Een afspraak met status bezet in outlook, gaat over naar Appoint. Een status 'beschikbaar' gaat niet over naar Appoint.
Let op: dagafspraken zijn altijd als 'beschikbaar' in outlook. Je dient deze manueel om te zetten naar 'bezet' indien je niet aanwezig bent.
1. Ga naar Persoonlijke instellingen > Beheer synchronisaties
2. Als je voor een Office 365 synchronisatie kiest, klik je rechts "verbinden".
3. Vervolgens opent er een externe link waar je je office account dient aan te duiden.
4. Op de volgende pagina dien je te accepteren dat je office account gekoppeld mag worden met de Appoint agenda.
5. Op je appoint agenda opent een nieuwe scherm waar je de juiste informatie dient in te vullen.
- Je dient de locatie aan te duiden: Je kan bijvoorbeeld een nieuwe locatie aanmaken voor je O365 afspraken, wat wil zeggen dat je dan kan instellen dat deze afspraken in een andere kleur dienen te zijn. Indien dit niet van toepassing is, kan je je gewenste locatie aanduiden in de mogelijkheden.
- O365: duidt aan welke agenda je wenst te koppelen
6. Zodra je bovenstaande informatie hebt ingevuld, komt de status "unapproved" te staan onder Exchange. Dit wil zeggen dat Appoint jouw synchronisatie nog dient goed te keuren. We adviseren je Appoint te contacteren met deze vraag.
7. Zodra Appoint je synchronisatie heeft goedgekeurd, wordt de status aangepast van unapproved naar running. Dit wil zeggen dat de synchronisatie verwerkt wordt.
8. De eindfase is de status "queued". De synchronisatie is nu afgerond en functioneert.
