4 stappen om je agenda in te stellen

Om snel aan de slag te gaan met je agenda, kan je onderstaande stappen volgen. Je agenda zal zo op een snelle manier ingesteld zijn. 

1. LOCATIE

Introductie

Een locatie is een effectieve of een fictieve plaats waar je je type afspraken aan wil koppelen. Iedere locatie kan je toevoegen aan je weekprofiel of tijdschema. Op basis van je locatie ga je starten met je type afspraken te koppelen met deze locatie. Voorbeeld: een dierenarts. 

Locatie: 

Kantoor > alle type afspraken die op je kantoor plaatsvinden tussen bepaalde tijden

Huisbezoek > De type afspraken die aan huis worden gedaan, kan je koppelen met de locatie huisbezoek 

Operatie > deze locatie kan je koppelen met de type afspraken die specifiek te maken hebben met "operatie" en maar in bepaalde tijdsvenster geboekt kan worden. 

Ieder locatie kan je achteraf in je profiel zetten op een bepaalde tijd. Je kan een type afspraak niet op je tijdschema plaatsen. Bijvoorbeeld: operatie iedere dag van 13:00 - 16:00. 

Hoe maak je een locatie aan? 

1. Ga naar algemene instellingen > locatie. 

Je hebt twee niveaus waar je een locatie aan kan toevoegen: 

• Agendaniveau: De locatie zal enkel zichtbaar zijn bij jou agenda. 
• Groepsniveau: Indien je werkt met meerdere agenda's binnen één groep, dan zal deze toegevoegd worden bij iedere agenda die lid is van de groep. (bijvoorbeeld: een agenda per dierenarts in één groep)

Indien je in de toekomst misschien een tweede agenda wil toevoegen, adviseren we je de locatie toe te voegen op groepsniveau. Zodoende wordt deze in toekomst automatisch toegevoegd aan de tweede agenda, zonder dat je extra inspanningen hiervoor moet doen. 

2. Klik rechtsboven op     bij het kaderen "mijn groepen" of mijn agenda". 

3. Je ziet nu onderstaand scherm:

Vul de nodige gegevens in:

• Naam: Naam van de locatie
• minuten per slotje: Dit is het aantal minuten dat je wenst toe te voegen aan deze locatie. Dit dient altijd een veelvoud te zijn van je type afspraken. Bijvoorbeeld: 
  • Type afspraak 1: 15 min 
  • type afspraak 2: 45 min 
  • Type afspraak 3: 60 min

          >> Je minuten per slotje dient in dit geval 15 minuten te zijn. 

• Kleuren bij vrij en bezet kan je zelf instellen. één vakje is voor het vakje zelf en het andere is voor de tekstkleur. 
• Adres: Dit is belangrijk dat je dit invult, daar er een bevestigingsmail aan de klant uitgestuurd wordt met een kaartje van google maps. Indien dit niet ingevuld is, wordt dit niet bezorgd bij de klant. 

4. Klik vervolgens op het tabblad "Toegang". 

Vul de nodige gegevens in: 

• Anonieme gebruikers/ingelogde gebruikers: duidt aan wat voor u van toepassing is. 
• Tijd vooruit boeken: De tijd dat hij vooruit een afspraak kan boeken. Als je er zet 30 dagen, wil dit zeggen dat je klant een afspraak binnen 30 dagen kan boeken. 
• Te boeken tot: Dit is de tijd dat hij uiterlijk kan boeken alvorens zijn afspraak plaatsvindt. Bijvoorbeeld: 15 min --> indien het nu 10:00 is kan ik eventueel nog een afspraak boeken om om 10:15 langs te komen. 
• Afspraak aanpasbaar tot: Je kan hier instellen tot hoeveel tijd op voorhand de klant de afspraak kan wijzigen / annuleren. 

5. Bij het tabblad "Mail", kan je eventueel een extra tekst typen die je wenst te laten zien bij de bevestigings-- en herinneringstekst. 

6. Druk vervolgens op "opslaan".

Je kan nu verder gaan met je volgende locatie indien dit nodig is. 

Bij het tabblad "geavanceerd" kan je specifieke instellingen instellen voor deze locatie. Bijvoorbeeld: Aantal afspraken per slotje. Hier kan je instellen hoeveel personen er op 1 tijdslot ingeboekt kunnen worden. 

_______________________________________________________________________________________

2. TYPE AFSPRAAK

Introductie

Zodra je je locatie hebt ingesteld, kan je van start gaan met het instellen van je verschillende type afspraken die intern of extern geboekt kunnen worden. 

Hoe maak je een type afspraak aan? 

1. Ga naar Algemene instellingen > Type afspraken 

2. Kies je gewenste niveau. De regels zijn juist hetzelfde als bij een locatie. Je kan kiezen om dit toe te voegen op je agendaniveau of groepsniveau. 

3. Klik rechts op 

4. Je ziet nu onderstaand scherm:

Vul de nodige gegevens in: 

• Titel: Dit is de titel die zichtbaar zal zijn op je website.
• Aantal minuten per slotje: Duidt de juiste tijd aan die dit type afspraak in beslag zal nemen. 
  • LET OP: Indien je je locatie hebt ingesteld op 15 min, kan je minuten van dit slotje niet 20 min zijn. Dan dien je 15 min of 30 min te selecteren of je locatie aan te passen naar de juiste tijd. 
• Tekst bovenaan: Hier kan je extra tekst toevoegen die je wilt laten zien tijdens de klant een afspraak boekt. 

5. Ga naar het tabblad "toegang".

• Duidt aan bij de eerste twee puntjes door wie dit boekbaar is
• Locaties: Duidt aan bij welke locatie dit boekbaar is. Indien je werkt met twee locaties, is het mogelijk dat een bepaald type afspraak niet boekbaar is bij een locatie. Neem het voorbeeld van de dierenarts. Indien je werkt met de 3 locaties zoals bovenaan geïllustreerd zijn, zal je een bepaald type afspraak niet kunnen koppelen aan de locatie 'huisbezoek' of 'operatie'. 

6. Klik vervolgens op "opslaan".

Wat betekenen de overige tabbladen? 

• Mail: Hier kan je een nieuwe tekst toevoegen om bij de huidige bevestigingstekst te voegen of om de standaard bevestigingstekst te vervangen.
• Prijzen / Video: dit dient ingesteld te worden via je gebruiker. Indien je hier toegang wenst toe te hebben, dien je een Appoint medewerker te contacteren. 
• Geavanceerd: Indien je wenst dat er een bepaald type niet boekbaar is via het online platform. Kan je hier een vink zetten en de gepaste tekst toevoegen. Zodra de klant op dit type afspraak klikt, zal hij jouw getypte tekst te zien krijgen. 

________________________________________________________________________________________

3. PROFIEL

Introductie

Je profiel kan je beschouwen als je werkschema. Je dient dit instellen voor de externe gebruiker, want deze tijden zullen weergeven worden op je website. Indien een bepaalde tijd niet in je profiel staat, zal dit niet boekbaar zijn door je klanten. 

Je kan dit instellen met meerdere locaties. Op basis van je instellingen van je locaties zal dit wel of niet boekbaar zijn door je klanten. 

Hoe stel je een profiel in? 

1. Ga naar Algemene instellingen > Profielen 

2. Klik op 

3. Je kan vervolgens kiezen tussen een week- of een maandschema. 

• Weekschema: hier kan je een schema per week instellen. Deze zal zich telkens herhalen. 
• Maandschema: Hier kan je automatisch een volledige maand instellen. Deze zal zich telkens herhalen. 

Het meest gebruikelijke is om te werken met een weekschema. De opbouw is hetzelfde indien je kiest voor een maandschema.

4. Je krijgt onderstaand scherm te zien zodra je op een week- of maandschema kiest:

• Naam: De naam van het profiel (vb: standaard) 
• aantal weken: Dit kunnen we illustreren adhv volgende voorbeelden:
  • 1 week: Iedere week gebruik je hetzelfde werkschema
  • 2 weken: je kan 2 weken instellen (eerst 1 week en vervolgens de 2de week). dit zal zich telkens zo herhalen (week 1 - week 2 - week 1 - week 2) 
  • ... 
• standaard: indien dit je standaard profiel wordt, kan je dit aanvinken. 

5. Je ziet vervolgens een tijdschema waarbij rechts je locatie vermeld staan. Nu kan je starten met het plaatsen van je locaties op je tijdschema. Dit kan je gemakkelijk doen door te klikken op je gewenste locatie en vervolgens te verschuiven naar de gewenste tijd.

Als je één slotje geplaatst hebt, kan je dmv de icoon met twee streepjes het slotje doortrekken doorheen heel de dag. Er komt naast de streepjes ook een prullenbak te voorschijn, hiermee kan je tijdslot verwijderen. 

Je kan nu je volledige werkweek instellen obv je locaties. 

6. Zodra je klaar bent met het instellen van je werkweek, dien je links beneden nog op "opslaan" te drukken

7. Je gaat nu terug naar je beginscherm bij je profielen. Nu moet je dit profiel nog activeren. Klik op het klokje rechts van je profiel, bij het onderdeel acties. 

8. selecteer de startdatum wanneer je wenst dat dit van start dient te gaan. De datum start altijd op een maandag. Je kan ook een datum in het verleden aanduiden. 

9. Klik vervolgens op "profiel opslaan". 

10. Als je nu naar Agenda > Mijn agenda gaat in je navigatiekolom, zal je zien dat jou schema nu zichtbaar is. 

________________________________________________________________________________________

4. LINK 

Introductie

Je link dien je eerst in te stellen alvorens deze gekoppeld kan worden met je huidige website. Zodra deze ingesteld is, kan je deze bezorgen aan je IT'er en hij zal zorgen voor de koppeling met je agenda

Indien je website beheerd wordt door Appoint, is dit onderdeel niet van toepassing voor jou. Onze Appoint medewerkers zorgen ervoor dat je website volledig ingesteld is met de link naar je agenda. 

Onderstaande punten zullen je begeleiden doorheen de belangrijkste en noodzakelijkste instellingen bij het opstellen van je link. 

Hoe maak je een link aan? 

1. Ga naar Persoonlijke instellingen > Agenda links 

2. Klik op 

3. Je ziet onderstaand scherm: 

•  Naam: type hier de naam van de link
• Type link: 
  • Agendaweergave: van toepassing indien je geen type afspraken hebt aangemaakt
  • Groepsweergave: Indien je wilt dat er meerdere agenda's van de groep getoond worden, maar er geen type afspraken zijn.
  • Type afspraken (agendaweergave): Dit is de meeste gebruikelijke type. Dit wil zeggen dat je werkt met verschillende type afspraken in één agenda. 
  • Type afspraken (groepsweergave): Hetzelfde als bovenstaande, echter wordt er hier gewerkt in combinatie met verschillende agenda's. 
• Standaard link: Duidt hier de laatste optie aan "standaard link voor geselecteerde agenda's, locaties, eventuele afspraken"

4. Ga naar het tabblad "Lay-out"

• Thema: Hier kan je selecteren als je met een widget zal werken of niet. Je IT'er zal je hier meer uitleg kunnen bezorgen wat voor jou van toepassing is.
• Achtergrond: Het mooiste is als je hier "geen" selecteert. 

5. Ga naar het tabblad "geavanceerd"

• Klik op "verder 1/2"
• Selecteer je agenda waar je een link van wil opstellen. Indien je werkt met één agenda, zal je enkel deze kunnen selecteren.
• Selecteer de locatie en type afspraken die je wenst zichtbaar te maken voor de eindgebruiker. 
• Klik vervolgens op "opslaan 2/2"

Je agenda is nu volledig ingesteld en klaar voor gebruik !