4 stappen om je agenda in te stellen

Om snel aan de slag te gaan met je agenda, kan je onderstaande stappen volgen. Je agenda zal zo op een snelle manier ingesteld zijn. 


1. LOCATIE

Introductie

Een locatie is een effectieve of fictieve plaats waar je je type afspraken aan wil koppelen.

Iedere locatie kan je toevoegen aan je weekprofiel of tijdschema.

Op basis van je locatie ga je starten met je type afspraken te koppelen met deze locatie.

Voorbeeld: een dierenarts. 

Locatie: 

  • Kantoor > Alle type afspraken die op je kantoor plaatsvinden tussen bepaalde tijden.
  • Huisbezoek > De type afspraken die aan huis worden gedaan, kan je koppelen met de locatie 'huisbezoek'.
  • Operatie > Deze locatie kan je koppelen met de type afspraken die specifiek te maken hebben met "operatie" en maar in bepaalde tijdsvenster geboekt kan worden. 

Iedere locatie kan je achteraf in je profiel zetten op een bepaalde tijd.

Je kan een type afspraak niet op je tijdschema plaatsen. Bijvoorbeeld: operatie iedere dag van 13:00 uur - 16:00 uur. 

Hoe maak je een locatie aan? 

1. Ga naar Algemene instellingen > Locaties. 

Je hebt twee niveaus waar je een locatie aan kan toevoegen: 

  • Agendaniveau: De locatie zal enkel zichtbaar zijn bij jouw agenda. 
  • Groepsniveau: Indien je werkt met meerdere agenda's binnen één groep, dan zal deze toegevoegd worden bij iedere agenda die lid is van de groep (bijvoorbeeld: een agenda per dierenarts in één groep).

Indien je in de toekomst misschien een tweede agenda wilt toevoegen, adviseren we je de locatie toe te voegen op groepsniveau. Op deze manier wordt deze in de toekomst automatisch toegevoegd aan de tweede agenda, zonder dat je hiervoor extra inspanningen moet doen. 

2. Klik rechtsboven op    mceclip0.png bij de kaders 'Mijn agenda' of 'Groepen'. 

3. Je ziet nu onderstaand scherm:

mceclip1.png

Dit is het tabblad "Basis instellingen".

Vul de nodige gegevens in:

  • Naam: Naam van de locatie
  • Minuten per slotje: Dit is het aantal minuten dat je wenst toe te voegen aan deze locatie. Dit dient altijd een veelvoud te zijn van je type afspraken. Bijvoorbeeld: 
    • Type afspraak 1: 15 min 
    • type afspraak 2: 45 min 
    • Type afspraak 3: 60 min

>> Je minuten per slotje dienen in dit geval 15 minuten te zijn. 

  • Kleuren bij vrij en bezet kan je zelf instellen. Eén vakje is voor het vakje zelf en het andere is voor de tekstkleur. 
  • Adres: Het is belangrijk dat je dit invult, daar er een bevestigingsmail aan de klant uitgestuurd wordt met een kaartje van Google Maps. Indien dit niet ingevuld is, wordt dit niet bezorgd bij de klant. 

4. Klik vervolgens op het tabblad "Toegang". 

mceclip2.png

Vul de nodige gegevens in: 

  • Anonieme gebruikers/ingelogde gebruikers: Vink aan wat voor jou van toepassing is. 
  • Tijd vooruit boeken: De tijd waarin een klant een afspraak van tevoren kan boeken. Als je er 30 dagen zet, wil dit zeggen dat je klant een afspraak binnen 30 dagen kan boeken. 
  • Te boeken tot: Dit is de tijd dat hij uiterlijk kan boeken alvorens zijn afspraak plaatsvindt. Bijvoorbeeld: 15 min --> Als het nu 10:00 uur is, kan ik eventueel nog een afspraak maken om om 10:15 uur langs te komen. 
  • Afspraak aanpasbaar tot: Je kan hier instellen tot hoeveel tijd op voorhand de klant de afspraak kan wijzigen/annuleren. 

5. In het tabblad "Mail", kun je eventueel een extra tekst toevoegen die je wilt laten weergeven bij de bevestigings- en herinneringstekst. 

6. Druk onderaan aan de pagina vervolgens op "Opslaan".

Je kan nu verder gaan met je volgende locatie indien dit nodig is. 

Bij het tabblad "Geavanceerd" kan je specifieke instellingen instellen voor deze locatie. Bijvoorbeeld: 'Aantal afspraken per slotje': hier kan je instellen hoeveel personen er op 1 tijdslot ingeboekt kunnen worden. 

_______________________________________________________________________________________

2. TYPE AFSPRAAK

Introductie

Zodra je je locatie hebt ingesteld, kan je van start gaan met het instellen van je verschillende type afspraken die intern of extern geboekt kunnen worden. 

Hoe maak je een type afspraak aan? 

1. Ga naar Algemene instellingen > Type afspraken 

2. Kies je gewenste niveau. De regels zijn exact hetzelfde als bij een locatie. Je kan kiezen om dit toe te voegen op je agendaniveau of op groepsniveau. 

3. Klik rechts op 

mceclip3.png

4. Je ziet nu onderstaand scherm:

mceclip4.png

Vul de nodige gegevens in: 

  • Titel: Dit is de titel die zichtbaar zal zijn op je website.
  • Aantal minuten per afspraak: Duid de juiste tijd aan die dit type afspraak in beslag zal nemen. 
    • LET OP: Indien je je locatie hebt ingesteld op een slot van 15 min, kunnen de minuten van dit slotje niet 20 min zijn. Dan dien je 15 min of 30 min te selecteren, of je locatie aan te passen naar de juiste tijd. 
  • Tekst bovenaan: Hier kan je extra tekst toevoegen die je wilt laten zien wanneer de klant een afspraak boekt. 

5. Ga naar het tabblad "Toegang".

mceclip5.png

  • Vink aan of het type afspraak toegankelijk is voor klanten, en of het enkel toegankelijk is voor ingelogde klanten.
  • Locaties: Vink aan bij welke locatie dit boekbaar is. Indien je werkt met twee locaties, is het mogelijk dat een bepaald type afspraak niet boekbaar is bij één locatie. Neem het voorbeeld van de dierenarts. Indien je werkt met de 3 locaties zoals bovenaan geïllustreerd, zal je een bepaald type afspraak niet kunnen koppelen aan de locatie 'huisbezoek' of 'operatie'. 

6. Klik vervolgens op "Opslaan".

Wat betekenen de overige tabbladen? 

  • Mail: Hier kan je een nieuwe tekst toevoegen om bij de huidige bevestigingstekst te voegen of om de standaard bevestigingstekst te vervangen.
  • Prijzen/Video: Dit dient ingesteld te worden via je gebruiker. Indien je hier toegang wenst toe te hebben, dien je een Appoint medewerker te contacteren. 
  • Geavanceerd: Als je wilt dat een bepaald type niet boekbaar is via het online platform, kun je dit aanvinken en de bijbehorende tekst toevoegen. Zodra de klant op dit type afspraak klikt, zal hij jouw getypte tekst te zien krijgen. 

________________________________________________________________________________________

3. PROFIELEN

Introductie

Je profiel kan je beschouwen als je werkschema. Je dient dit in te stellen voor de externe gebruiker, want deze tijden zullen weergegeven worden op je website. Indien een bepaalde tijd niet in je profiel staat, zal dit niet boekbaar zijn voor je klanten. 

Je kan dit instellen met meerdere locaties. Op basis van de instellingen van je locaties zal dit wel of niet boekbaar zijn door je klanten. 

Hoe stel je een profiel in? 

1. Ga naar Algemene instellingen > Profielen 

2. Klik op 

mceclip6.png

3. Je kan vervolgens kiezen tussen een week- of een maandschema. 

  • Weekschema: Hier kun je een schema per week instellen, dat zich telkens zal herhalen.
  • Maandschema: Hier kan je automatisch een volledige maand instellen, dat zich telkens zal herhalen.

Het meest gebruikelijke is om te werken met een weekschema. De opbouw is echter hetzelfde wanneer je kiest voor een maandschema.

4. Je krijgt onderstaand scherm te zien zodra je een week- of maandschema kiest:

mceclip7.png

  • Naam: De naam van het profiel (bijvoorbeeld: standaard) 
  • Aantal weken: Dit kunnen we illustreren a.d.h.v. volgende voorbeelden:
    • 1 week: Iedere week gebruik je hetzelfde weekschema.
    • 2 weken: Je kunt 2 weken instellen (eerst week 1 en vervolgens week 2). Dit zal zich telkens herhalen (week 1 - week 2 - week 1 - week 2).

    • 3 weken: Je kunt 3 weken instellen (week 1, week 2 en week 3). Dit zal zich herhalen in de volgorde: week 1 - week 2 - week 3 - week 1 - week 2 - week 3, enzovoort.

      En zo verder, afhankelijk van het aantal weken dat je instelt.

  • Standaard: Indien dit je standaard profiel wordt, kan je dit aanvinken. 

5. Je ziet vervolgens een tijdschema waarbij rechts je locaties vermeld staan. Nu kan je starten met het plaatsen van je locaties op je tijdschema. Dit kan je gemakkelijk doen door te klikken op je gewenste locatie en deze vervolgens te slepen naar de gewenste tijd.

Als je één slotje hebt geplaatst, kun je met het icoon van de twee streepjes het slotje doortrekken over de hele dag. Er komt naast de streepjes ook een prullenbak te voorschijn; hiermee kan je het tijdslot verwijderen. 

Je kan nu je volledige werkweek instellen op basis van je locaties. 

6. Zodra je klaar bent met het instellen van je werkweek, dien je onderaan de pagina nog op "Opslaan" te klikken.

7. Je gaat nu terug naar je beginscherm bij je profielen.

8.Nu moet je dit profiel nog activeren. Dit doe je door een periode in te stellen. Klik op het klokje rechts van je profiel, onder acties. 

mceclip8.png

Selecteer de startdatum waarop je wilt dat dit van start gaat. De datum begint altijd op een maandag. Je kunt ook een datum in het verleden kiezen.

9. Klik vervolgens op 'Periode opslaan'. 

10. Als je nu naar Agenda > Mijn agenda gaat in je navigatiekolom, zal je zien dat jouw schema nu zichtbaar is. 

________________________________________________________________________________________

4. LINK 

Introductie

Je link dient eerst ingesteld te worden voordat deze gekoppeld kan worden aan je huidige website. Zodra de link is ingesteld, kun je deze aan je IT'er doorgeven, die vervolgens de koppeling met je agenda zal verzorgen.

Indien je website beheerd wordt door Appoint, is dit onderdeel niet van toepassing voor jou. Onze Appoint medewerkers zorgen ervoor dat je website volledig ingesteld is met de link naar je agenda. 


De onderstaande punten helpen je bij het instellen van de belangrijkste en noodzakelijke opties bij het opstellen van je link.

Hoe maak je een link aan? 

1. Ga naar Persoonlijke instellingen > Agenda links 

2. Klik op:

mceclip9.png

3. Je ziet onderstaand scherm: 

mceclip11.png

  •  Naam: Schrijf hier de naam van de link
  • Type link: 
    • Agenda - Agendaweergave: Deze is van toepassing indien je geen type afspraken hebt aangemaakt.
    • Groepsoverzicht (agendaweergave): Indien je wilt dat er meerdere agenda's van de groep getoond worden, maar er geen type afspraken zijn.
    • Type afspraken-Agendaweergave: Dit is het meeste gebruikelijke type. Dit wil zeggen dat je werkt met verschillende type afspraken in één agenda. 
    • Type afspraken-groepsoverzicht (agendaweergave): Hetzelfde als bovenstaande, echter wordt er hier gewerkt in combinatie met verschillende agenda's. 
  • Standaard link: Duid hier de laatste optie aan, 'standaard link voor geselecteerde agenda's, locaties, eventuele afspraken'.

4. Ga naar het tabblad "Layout"

  • Thema: Hier kan je selecteren als je met een widget zal werken of niet. Je IT'er zal je hier meer uitleg over kunnen bezorgen.
  • Achtergrond: Het mooiste is als je hier 'geen' selecteert. 

5. Ga naar het tabblad "Geavanceerd"

  • Klik op "verder 1/2"
  • Selecteer je agenda waar je een link van wil opstellen. Indien je werkt met één agenda, zal je enkel deze kunnen selecteren.
  • Selecteer de locatie en type afspraken die je wenst zichtbaar te maken voor de eindgebruiker. 
  • Klik vervolgens op 'opslaan 2/2'.

Je agenda is nu volledig ingesteld en klaar voor gebruik!