Nieuwe ontwikkelingen - februari 2021
Bij Appoint blijven we ons inzetten om iedereen zo goed mogelijk én op maat te blijven helpen. We investeren voortdurend in nieuwe functionaliteiten om onze klanten te ontzorgen.
Graag lichten we de nieuwe functionaliteiten toe:
1. Verbetering van de functie 'Statistieken'
Met een beheerdersaccount heb je toegang de functie 'Statistieken' in de agenda. Vanaf vandaag kan je niet enkel kiezen tussen één of alle agenda's, maar kan je ook groepen selecteren. Dit maakt dat je specifieker kan filteren op de gewenste agenda. Daarnaast zal je ondervinden dat als je op het icoon 'exporteren' drukt, je volgende melding zal ontvangen:
In je mailbox zal je vervolgens een mail ontvangen om de excel file te openen.
Let op: Deze link is maar 24u geldig.
Door de verandering van deze flow zullen er minder problemen veroorzaakt worden als je grote data wilt exporteren.
Indien je vreemde tekens ziet in je export, kijk gerust naar dit artikel om je verder helpen > Statistieken - vreemde tekens
2. Status 'beschikbaar' / 'bezet' in Outlook (O365)
Je hebt een functie in de outlook van O365 om bij een geboekte afspraak een status in te stellen dat je wel 'beschikbaar' bent. Dat wil zeggen dat er wel een afspraak in je agenda staat, maar je eigenlijk wel beschikbaar bent voor een andere afspraak.
Hoe voeg je de status toe in Outlook? Klik met je rechtermuisknop op je afspraak die je wenst te wijzigen > klik vervolgens op 'weergeven als' > Duidt hier 'beschikbaar' aan. Je kan een afspraak als 'beschikbaar' herkennen dmv het witte vierkantje dat voor je afspraak titel staat. 
Wat betekent dit voor de koppeling met Appoint?
De afspraken in je outlook waar je instelt dat je beschikbaar bent, zullen niet overgaan naar Appoint. Met andere woorden deze afspraak zal geen slotjes blokkeren in Appoint.
Concreet: Indien je reeds een synchronisatie hebt lopen, kan je vanaf nu je statussen van de afspraken wijzigen in Outlook en zullen deze verdwijnen in Appoint. Bij een nieuwe synchronisatie zal de Appoint agenda hier reeds rekening mee houden. Bij dagafspraken (zie afbeelding) worden deze automatisch als 'beschikbaar' geplaatst in Outlook, deze zullen dus ook niet overgezet worden naar Appoint.
Let op: Dit werkt niet bij herhalende of terugkerende afspraken.
3. Zoek vrij tijdstip obv postcode
Indien je werkt met een agenda per locatie / filiaal en je hebt adressen ingesteld per agenda (persoonlijke instellingen > mijn profiel), dan kan je vanaf nu ook zoeken naar de dichtstbijzijnde locatie voor de klant.
Hoe werkt het concreet?
Ga naar Agenda > klik op 'zoek vrij tijdstip'
- Vul bij 'Postcode' de postcode van de klant in die een afspraak wenst te maken
- Klik het gewenste afspraak type aan
Je zal vervolgens zien dat hij een agenda als suggestie geeft obv de afstand. Hij berekent de dichtstbijzijnde locatie voor die specifieke klant. Voorbeeld:
4. Nieuwe module: Afspraak op locatie
Werk je met afspraken op locatie en/ of eventueel ook met andere soorten afspraken zoals op kantoor / video? Dan is de nieuwe module van Appoint de oplossing voor jou.
Afspraak op locatie, hoe werkt dat?
Er is een nieuwe module gemaakt waarbij de klant tijdens het boeken van een afspraak zijn / haar adres dient in te vullen. De agenda berekent obv het adres van de klant en de locatie van je andere afspraken de mogelijke data in je kalender. Hij berekent de reistijd tussen je vorige afspraak en de volgende afspraak zodoende je altijd op tijd op je volgende afspraak aankomt.
Hoe ziet dat er uit voor de klant?
Tijdens het boekingsproces selecteert de klant het gewenste type afspraak. Vervolgens krijgt hij volgende mogelijkheden indien dit van toepassing is bij het geselecteerde type afspraak:
Indien de klant klikt op 'Afspraak op locatie' zal hij zijn / haar adres moeten ingeven:
Zodra dat gebeurd is berekent de agenda van Appoint de mogelijke data voor deze klant obv de reistijd.
5. Nieuwe module: Bezoekersregistratie
Deze nieuwe module geeft de kans om aan het onthaal ook de bezoekers te registreren in de Appoint agenda. Je ziet welke bezoekers nog verwacht worden op één of meerdere locaties en kan ze aan- of afmelden in de Appoint agenda. Je kan ook iedere bezoeker toewijzen aan een badge indien gewenst.
Dit systeem geeft je ook snel een overzicht welke bezoekers in het gebouw zijn.
Interesse in de nieuwe module van bezoekersregistratie of afspraak op locatie?
Klik op onderstaande knop 'boek demo' en kom rechtstreeks in de agenda van Maxim D'Helft.