Hoe stel je resources in?

Je kan instellen dat er een vergaderruimte/loket gereserveerd wordt als er een bepaald type afspraak geboekt wordt.

Hoe stel je dit in?

1. Je dient eerst het Support-Team in te lichten dat je gebruik wilt maken van de resources. Zij dienen dit te activeren in de back-office. 

2. Zodra het Support-team dit geactiveerd heeft, kan je van start gaan met de instellingen.

3. Ga naar algemene instellingen > resources

4. Voeg een nieuwe resource toe.

5. Vul de nodige informatie in:

  • Naam: loket 1, vergaderruimte A, ... 
  • Vroegst zichtbare uur: Het beginuur dat je wil zien bij het opstellen van je profiel
  • Laatst zichtbare uur: het uiterlijke uur dat je wil zien bij het opstellen van je profiel.
  • Slot minuten: noteer hier het aantal slotminuten. Je kan dit best gelijk stellen met je instellingen van je locatie. 

6. Je resource is nu toegevoegd. 

7. Klik op "profielen" > Je dient nu je profiel in te stellen. Dit is het werkschema dat het loket ter beschikking zal zijn. 

8. klik op "nieuw profiel toevoegen". 

9. Vul de nodige gegevens in: 

  • Naam
  • Aantal weken: aantal weken dat het profiel zich dient te herhalen. Indien dit iedere week hetzelfde is, mag je hier 1 noteren. 
  • Standaard: Kruis dit aan indien dit een standaard profiel is en dus geen einddatum heeft.

10. Stel je profiel op. Zet het blokje van je locatie op de gewenste start uur en versleep hem doorheen de dag dmv de twee streepjes die te voorschijn komen. 

11. Zodra je je volledige werkweek van dit loket hebt ingesteld dien bij iedere tijdsblok nog aan te duiden op wie dit loket van toepassing is of met andere woorden op welke agenda is dit van toepassing. Door op "iedereen" te drukken komt er een pop-up venster met "wie heeft er toegang". Duidt hierop aan op in welke agenda dit geboekt kan worden. Het woord iedereen verandert nu met de namen die je geselecteerd hebt. 

Voorbeeld:

  • Type afspraak X - loket 1 dient altijd ingeboekt te worden als dit type geselecteerd wordt. 
  • Maandag 08:00 - 17:00 - werkt persoon A in loket 1  > in het profiel moet je enkel persoon A aanduiden in het pop-up venster. 
  • Dinsdag 08:00 - 17:00 - werkt persoon B in loket 1 > in het profiel moet je enkel persoon B aanduiden in het pop-up venster. 

LET OP: Je profiel dat je instelt kan je best afstellen met het standaard werkprofiel wat je reeds ingesteld hebt. (algemene instellingen > profielen). 

12. Zodra je klaar bent, klik je op "opslaan"

13. Activeer je profiel dmv het klokje in de kolom acties en selecteer de startdatum.

LET OP: indien je meerdere loketten wilt configureren, dien je alle stappen beginnend bij stap vier 4 opnieuw te volgen. Je dient per ruimte 1 resource aan te maken met een gekoppeld profiel. 

Voorbeeld:

14. Zodra je je resources hebt ingesteld, dien je de juiste ruimte/loket nog te koppelen met het type afspraak. 

  • Ga naar algemene instellingen > type afspraken 
  • Klik op het potloodje van de afspraak die je wenst te koppelen met een resource.
  • Ga naar het tabblad "resources". 
  • Vul de nodige gegevens in
    • Resource selecteren: selecteer wanneer er een resource geboekt moet worden. Indien dit type afspraak altijd gekoppeld dient te worden met een resource dien je "automatisch (verplicht)" aan te duiden. Dit wil zeggen dat dit type afspraak niet geboekt kant worden als het resource bezet is. 
    • Duidt aan of dit type in iedere resource kan geboekt worden of in één specifiek type. 
  • Klik op "opslaan". 

15. Je resources zijn ingesteld en gekoppeld aan het juiste type afspraak. Om een goed overzicht te hebben van de afspraken in je resources kan je gaan naar agenda > groepsoverzicht resources. Daar krijg je een mooi overzicht wanneer de resource bezet of vrij is.