Hoe stel je resources in?
Je kan instellen dat er een vergaderruimte/loket gereserveerd wordt wanneer een specifiek type afspraak wordt geboekt.
Hoe stel je dit in?
1. Informeer eerst het Support-Team dat je gebruik wilt maken van de resources, zodat zij deze kunnen activeren in de backoffice.
2. Zodra het Support-team de activatie heeft uitgevoerd, kun je beginnen met de instellingen.
3. Ga naar Algemene instellingen > Resources
4. Voeg een nieuwe resource toe.
5. Vul de nodige informatie in:
- Naam: Bijvoorbeeld Loket 1, Vergaderruimte A, enz.
- Vroegst zichtbare uur: Het begin uur dat je wilt zien bij het opstellen van je profiel.
- Laatst zichtbare uur: Het laatste uur dat je wilt zien bij het opstellen van je profiel.
- Slot minuten: Vul hier het aantal slotminuten in. Het is raadzaam om dit gelijk te stellen aan de instellingen van je locatie.
6. Je resource is nu toegevoegd.
7. Klik op "Profielen" om je profiel in te stellen. Dit geeft aan welk werkschema het loket zal volgen.
8. Klik vervolgens op "Nieuw profiel toevoegen".
9. Vul de nodige gegevens in:
- Naam
- Aantal weken: Vul in hoeveel weken het profiel zich herhaalt. Als het schema elke week hetzelfde is, kun je hier 1 invullen.
- Standaard: Vink dit aan als het een standaard profiel is zonder einddatum.
10. Stel je profiel in door het blokje van je locatie naar het gewenste startuur te verplaatsen en vervolgens door de dag te slepen met de twee streepjes die verschijnen.
11. Nadat je de volledige werkweek voor dit loket hebt ingesteld, moet je voor elk tijdsblok aangeven op wie dit loket van toepassing is, oftewel op welke agenda dit wordt toegepast.
Klik op "iedereen" en een pop-up venster verschijnt met de optie "Wie heeft er toegang?". Selecteer hier de agenda's waarop dit tijdsblok geboekt kan worden. Het woord "iedereen" verandert in de namen die je hebt geselecteerd.
Voorbeeld:
- Type afspraak X - Loket 1 moet altijd geboekt worden wanneer dit type geselecteerd wordt.
- Maandag 08:00 - 17:00 - Persoon A werkt in loket 1 > in het profiel moet je alleen persoon A selecteren in het pop-up venster.
- Dinsdag 08:00 - 17:00 - Persoon B werkt in loket 1 > in het profiel moet je alleen persoon B selecteren in het pop-up venster.
LET OP: Het is aan te raden om je profiel af te stemmen op het standaard werkprofiel dat je al hebt ingesteld. (Algemene instellingen > Profielen).
12. Zodra je klaar bent, klik je op "Opslaan"
13. Activeer je profiel d.m.v. het klokicoontje in de kolom 'acties' en selecteer de startdatum.
LET OP: Als je meerdere loketten wilt configureren, moet je alle stappen vanaf stap 4 opnieuw doorlopen. Voor elke ruimte moet je één resource aanmaken met een gekoppeld profiel.
Voorbeeld:
14. Zodra je je resources hebt ingesteld, moet je de juiste ruimte/loket koppelen aan het type afspraak.
- Ga naar Algemene instellingen > Type afspraken
- Klik op het potloodicoontje naast de afspraak die je wilt koppelen aan een resource.
- Ga naar het tabblad "Resources".
- Vul de nodige gegevens in
- Resource selecteren: Selecteer wanneer er een resource geboekt moet worden. Als dit type afspraak altijd gekoppeld moet worden aan een resource, selecteer dan "Automatisch (verplicht)". Dit betekent dat het type afspraak niet kan worden geboekt als de resource bezet is.
- Geef aan of dit type afspraak in iedere resource geboekt kan worden of slechts in één specifiek type.
- Klik op "Opslaan".
15. Je hebt nu je resources ingesteld en gekoppeld aan het juiste type afspraak. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de afspraken in je resources, ga je naar Agenda > Groepsoverzicht resources. Hier zie je een overzicht van wanneer de resource bezet of vrij is.